Control horario digital obligatorio en 2026: qué dice la ley (y qué no)

> Respuesta rápida (2026): en España el registro de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas desde el 12 de mayo de 2019, cuando entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019 que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Lo que a mediados de 2026 todavía no es obligatorio es que ese registro sea forzosamente digital: la norma vigente admite papel, hoja de cálculo o sistema digital. Hay un nuevo Real Decreto en tramitación que exigiría un registro digital, con trazabilidad y acceso remoto para la Inspección de Trabajo, pero a fecha de este artículo no se ha publicado en el BOE ni tiene fecha firme de entrada en vigor. Conviene prepararse, no correr ni pagar de más.

Cada pocos meses vuelve el mismo titular: "el fichaje digital ya es obligatorio". Y cada pocos meses, muchas pymes y autónomos hacen una compra apresurada por miedo a una sanción que, a día de hoy, no existe en esos términos. Merece la pena separar lo que la ley ya te exige de lo que todavía es un proyecto en tramitación. Porque la diferencia entre las dos cosas son varios cientos de euros y bastante tranquilidad.

Lo que sí es obligatorio hoy

Desde el 12 de mayo de 2019, toda empresa está obligada a registrar la jornada diaria de cada persona trabajadora, con la hora de inicio y de fin. Lo estableció el Real Decreto-ley 8/2019, que dio nueva redacción al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Los puntos que la norma sí fija con claridad:

• A quién afecta: a todas las empresas y a todas las personas trabajadoras por cuenta ajena, con independencia del tamaño o el sector.
• Qué hay que registrar: el horario concreto de cada jornada, no solo el cómputo total.
• Cuánto se conserva: los registros deben guardarse durante cuatro años y estar a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

Lo que la norma vigente no impone es una tecnología concreta. Ese es el matiz que se pierde en los titulares.

Lo que aún no es obligatorio: el formato digital

Aquí está la clave que ahorra sustos. La ley en vigor no obliga a que el registro sea digital. Admite papel, una hoja de cálculo o una aplicación, siempre que sea fiable, objetivo y accesible. Es decir, a mediados de 2026 una pyme pequeña que registre la jornada en una plantilla bien llevada está cumpliendo.

Que muchos proveedores de software vendan "el fichaje digital obligatorio" no cambia la norma: cambia su argumento comercial. La obligación de registrar es real desde 2019; la obligación de que sea digital, todavía no.

Qué prepara el nuevo Real Decreto (en tramitación)

Sí hay un cambio en camino. El Ministerio de Trabajo y Economía Social tramita un nuevo Real Decreto que reforzaría el registro de jornada y, esta vez, apuntaría a un sistema digital, interoperable y con acceso remoto para la Inspección de Trabajo, además de exigir a la empresa un protocolo de organización y documentación del registro. Las líneas que se conocen del borrador:

• El registro tendría que ser digital, no en papel.
• Debería permitir el acceso telemático de la Inspección sin avisar a la empresa.
• La persona trabajadora podría consultar sus propios datos en cualquier momento.

Ahora la parte que importa para no equivocarse: a fecha de este artículo (2026), ese Real Decreto sigue en tramitación y no se ha publicado en el BOE. No hay todavía una fecha de entrada en vigor firme y confirmada oficialmente. Cualquier fecha concreta que leas por ahí conviene contrastarla directamente en el portal del Ministerio de Trabajo o en el propio BOE antes de tomar decisiones de gasto. Nosotros no vamos a darte una fecha que la norma aún no fija.

Sanciones: qué te juegas si no registras la jornada

Esto no es nuevo ni depende del futuro decreto. No llevar el registro de jornada ya se considera una infracción en materia de relaciones laborales y puede acarrear sanciones económicas por cada centro de trabajo afectado, además de complicar cualquier reclamación por horas extra. La cuantía depende de la calificación de la infracción y del número de personas afectadas, así que si tienes dudas sobre tu caso concreto, el mejor sitio para verificarlo es la normativa oficial de infracciones y sanciones del orden social, no un blog. El resumen práctico: registrar la jornada sale mucho más barato que no hacerlo.

Cómo prepararte sin gastar de más

La tentación, con un cambio normativo rondando, es firmar ya una suscripción cara "por si acaso". No hace falta correr. Un plan sensato:

1. Cumple hoy con lo que hoy se exige. Si aún no registras la jornada, empieza ya, aunque sea con un sistema sencillo y fiable. La obligación es de 2019, no de mañana.
2. Elige un sistema que puedas hacer digital sin dolor. Si vas a cambiar, que sea a algo que ya guarde los registros de forma estructurada, exportable y con sello de tiempo, para que el salto al requisito digital sea un ajuste y no una mudanza.
3. Comprar o montar algo propio. Para la mayoría de pymes, una herramienta de fichaje del mercado resuelve rápido. Si tus necesidades son muy simples y tienes quien te lo mantenga, un pequeño registro a medida también es viable; lo importante no es quién lo construye, sino que sea fiable, conserve cuatro años de datos y esté disponible para la Inspección.
4. No compres por miedo a una fecha. Compra por utilidad. Cuando el nuevo Real Decreto se publique con requisitos concretos, revisa si tu sistema los cumple y ajusta.

Si te toca decidir entre una herramienta de gestión y montar la tuya, te puede servir cómo enfocamos ese dilema en otras áreas de tu negocio, desde las obligaciones del modelo 130 hasta las ayudas y obligaciones de la Ley Crea y Crece.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?
El registro de jornada sí es obligatorio desde 2019, pero el formato digital todavía no. A mediados de 2026 la norma vigente admite papel, hoja de cálculo o sistema digital. El requisito de que sea forzosamente digital está en un Real Decreto en tramitación, aún sin publicar en el BOE.

¿Desde cuándo hay que registrar la jornada?
Desde el 12 de mayo de 2019, con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Afecta a todas las empresas y personas trabajadoras por cuenta ajena.

¿Sirve un Excel para registrar la jornada?
Hoy sí, siempre que sea fiable, refleje el horario diario y se conserve durante cuatro años a disposición de la Inspección. Con el nuevo Real Decreto, cuando se apruebe, es probable que una hoja de cálculo deje de bastar y se exija un sistema digital.

¿A quién afecta la obligación de registro?
A todas las empresas y a las personas trabajadoras por cuenta ajena, sin importar el tamaño de la plantilla. Existen matices para determinados regímenes y para el trabajo autónomo, por lo que conviene revisar tu caso concreto en la normativa oficial.